Ilusão de Controle

O cuidadoso planejamento da estrutura física de um escritório de obras é de elevada importância, não apenas porque ele deverá dar conforto e funcionalidade à equipe, mas também porque contribuirá muito para o maior ou menor espírito de coesão e harmonia do grupo.

Depois de definir a estrutura gerencial e a equipe de gerenciamento junto com Bastos e Tavares, respectivamente gerente de investimentos e gerente de obras da KLM, Martins ficou incumbido de propor o leiaute do escritório de obras, e para isso ele poderia contar com apoio de Guilherme Pontes, do escritório de arquitetura contratado para o empreendimento.

Martins concebeu o escritório de obras a partir de três propósitos fundamentais: integração de equipe, fluxo de informações e conforto.

No quesito integração, é fundamental que as pessoas sintam fazer parte de uma só equipe. A dinâmica de tomada de decisões em projetos, sempre envolta em imprevisibilidade e emergências, exige equipes de elevada sinergia. A necessária segmentação da equipe por especialidades e funções não deve criar “tribos” e, para evitar isso, o leiaute do escritório de obras contribui muito.

O fluxo de informações é prioritário para permitir rapidez e precisão às decisões. Para isto contribuem a forma de armazenamento e acesso a dados, a distribuição das pessoas no escritório, os procedimentos adotados e os meios de comunicação utilizados.

Por conforto, entendam-se os fatores de facilitação ao desempenho de trabalho da equipe. Vai da climatização das salas à possibilidade de concentração e de conversas reservadas.

Quando você chega ao escritório, a primeira pessoa a recebê-lo será Diva, auxiliar administrativa que recebe e encaminha correspondências e visitantes.

Passando pela sala de Diva, você entra na grande sala principal do escritório, que o pessoal da obra apelidou de “sala de guerra”, onde ficam os profissionais distribuídos por áreas de acordo as interdependências entre eles. O espaço entre as mesas é suficiente para permitir que conversas não atrapalhem a concentração dos vizinhos, sem perder o clima de unidade. Na “sala de guerra” ficam os fiscais de obras, engenheiro de Segurança do Trabalho e Meio Ambiente, pessoal de planejamento, pessoal de gestão financeira, pessoal de engenharia e o técnico de suprimentos.

Como em qualquer sala de gerenciamento de obras, estão fixadas nas paredes diversas pranchas de desenhos arquitetônicos, gráficos de tendências, desenhos esquemáticos indicadores de avanços físicos da obra e longos cronogramas. Os esquemáticos de avanços físicos são atualizados diariamente com lápis ” pilot” coloridos, e funcionam bem. Ao contrário, e curiosamente, os grandes cronogramas fixados nas paredes estão sempre desatualizados. Três coisas contribuem para isso: a rapidez com que as mudanças acontecem, o custo financeiro e ambiental em se reimprimir estes cronogramas e o fato de ser mais prático consultá-los nos poderosos softwares de computadores. Então por que, afinal, eles continuam expostos nas paredes? Tavares é quem responde: “Escritório de obras sem cronogramas nas paredes não é escritório de obras”.

A controladoria fica visualmente integrada à “sala de guerra”, mas é fisicamente separada por divisórias e amplas janelas de vidros. Esta divisão física se justifica porque nela se manipulam documentos legais e ficais, e nela só entram pessoas autorizadas. Os representantes das empresas contratadas são recebidos por um balcão de atendimento.

Não é necessário atravessar a “sala de guerra” para ter acesso à sala de reuniões, com uma grande mesa no centro, quadro branco e um projetor multimídia fixo no teto e ligado a um computador.

Ao fundo da “sala de guerra” fica a sala de Tavares, gerente da obra. Uma curiosidade é que Tavares mantém sua sala com temperatura baixa, entre 20 e 22 graus centígrados. Diz ele que faz isso para evitar visitas demoradas em sua sala. Não sei se compensa o desconforto que o frio causa a ele próprio, embora sempre use casaco de inverno quando está lá dentro. Tavares tem suas manias.

Em frente à sala de Tavares fica a cartografia, sala em que se guardam plantas e desenhos de engenharia. Embora os contratos sejam de empreitadas, quase turn-in-key, com as responsabilidades de engenharia assumidas pelas empreiteiras, a equipe da KLM mantém cópias atualizadas das principais pranchas de projetos arquitetônicos, estruturais e de tecnologia. Qualquer mudança passa pela equipe de gerenciamento de obras da KLM para simples conhecimento ou para aprovação, dependendo do caso.

Todas as salas acima têm integração visual por grandes janelas de vidro.

Completam o escritório: dois banheiros, masculino e feminino; uma copa para pequenos lanches, onde se fazem as “fofocas”; e uma salinha que serve como pequeno depósito.

Cada profissional tem seu computador ligado na rede corporativa, e um aparelho telefônico ligado a uma pequena central telefônica exclusiva do escritório, que tem ramais também estendidos aos escritórios das empreiteiras. O computador da sala de reuniões foi escolhido para ser o concentrador de banco de dados e backup dos arquivos do projeto, por conservadorismo ou precaução de Tavares, já que o sistema corporativo também ofereceria este tipo de recurso.

Os escritórios de obras das empreiteiras são similares, mas contam com salas adicionais para engenharia, suprimentos, controladoria, entre outras, pois têm equipes maiores e mais complexas.

Em outra oportunidade, falaremos sobre os profissionais da obra e suas funções.

O escritório de obras da KLM tem servido bem ao seu propósito, apesar de, vez por outra, se ouvir alguém gritando “Adalberto, fala sem gritar, por favor!”. Mas até estes pequenos conflitos têm contribuído para manter a equipe integrada e com boa sinergia.

© 2008 Gilberto Vitor Alves